"Đây chỉ là quán cà phê" - lời giới thiệu trên cánh cổng Hầm Trú Ẩn trong con ngõ Trung Tiền (phường Đống Đa) nhanh chóng thu hút các vị khách đặt chân tới. Nhưng đi thêm vài bước, không gian phía trong cho thấy nơi đây không đơn thuần chỉ có vậy.

Bên phải lối vào là căn biệt thự 3 tầng, kế bên là bể bơi và sân khấu nhạc nước. Chếch sang phía đối diện, thủy đình nằm giữa khoảng xanh với nhiều cây cối bao quanh, tạo cảm giác tách biệt với con ngõ bên ngoài.

Tất cả được bố trí trong khuôn viên rộng 3.500 m2. Diện tích lớn cho phép quán tạo ra nhiều khoảng không với cách bài trí và mục đích sử dụng khác nhau. Đây cũng là điểm nhấn và lợi thế rõ nhất của quán cà phê rộng nhất nhì khu vực nội thành Hà Nội.

Dù là lần đầu đến quán, ai cũng có thể dễ dàng lựa chọn được vị trí tùy theo nhu cầu. Người muốn trò chuyện có thể ngồi ở các khu vực ngoài trời, trong khi những nhóm cần làm việc hoặc học tập có thể tìm chỗ ngồi trong biệt thự.

Thu Hiền (sinh năm 2003, phường Cầu Giấy) thường xuyên ghé quán mỗi khi có dịp vì yêu thích không gian rộng hiếm thấy ở một quán cà phê.

"Tôi thường lựa chọn khu vực tầng 2, nơi có nhiều bàn làm việc để chạy deadline hoặc bàn dưới tán cây ngoài ban công cho mát", Hiền nói.

Đại diện quán cho hay lúc cao điểm nhất, vào mùa Giáng sinh năm 2023, cơ sở từng tiếp đón khoảng 800 khách cùng lúc. Bãi để xe có thể chứa tối đa 14 ôtô, 300 xe máy.

Bên cạnh không gian rộng thoáng, cảnh quan xanh mát, ngập cây cối là điểm cộng lớn. Đa số cây trong khuôn viên đều do nhóm sáng lập quán tự tay trồng từ năm 2023. Nhiều vị khách thích thú khi được nhân viên hái tặng một số loại trái cây như bưởi, khế, thị khi vào mùa.

Không gian được chia thành nhiều khu vực cũng giúp cơ sở có thể khai thác mặt bằng cho các hoạt động ngoài phục vụ đồ uống. Quán hiện kết hợp với một tiệm bánh ngọt ở tầng 1, bố trí photobooth, máy gắp thú, đồng thời dành một số khu vực cho workshop và sự kiện. Trong đó, cho thuê không gian tổ chức cưới hỏi là một hướng khai thác đáng chú ý.

Theo đại diện quán, cơ sở có thể đón khoảng 300 khách trong một tiệc cưới hỏi. Mô hình này hướng đến những cặp đôi muốn tổ chức hôn lễ trong không gian khác với nhà hàng hoặc khách sạn, nhưng vẫn cần đủ diện tích để tiếp đón đông người. Với các sự kiện này, khách thường bao trọn quán để tiện cho việc trang trí và có không gian riêng tư.

Quy mô lớn cũng đồng nghĩa với việc quán phải duy trì một lượng nhân sự và chi phí vận hành đáng kể. Ngày thường, quán có khoảng 10-15 nhân viên, còn vào những thời điểm đông khách, con số có thể tăng lên 20-25 người. Việc sử dụng nhiều nhân sự bán thời gian khiến khâu đào tạo trở thành một trong những vấn đề cần được duy trì thường xuyên.

"Khó nhất là nhân sự part-time, phải đào tạo liên tục để các bạn nắm được cách làm việc", đại diện quán cho hay.

Bên cạnh đội ngũ phục vụ, quán còn cần nhân sự phụ trách nghiên cứu và phát triển sản phẩm, trưởng ca, quản lý để điều phối hoạt động giữa các khu vực. Với mô hình có nhiều hoạt động diễn ra đồng thời, việc thống nhất cách vận hành giữa các bộ phận là một yêu cầu thường xuyên.

Một áp lực khác là duy trì chất lượng trong thời gian dài. Điều khiến nhóm founder lo lắng nhất ngay từ khi bắt đầu là làm sao giữ được không gian và chất lượng dịch vụ ổn định, thay vì chỉ tạo sự chú ý trong giai đoạn đầu.

Điều này cũng được đặt vào quá trình phát triển đồ uống. Các loại đồ uống được nghiên cứu và điều chỉnh thường xuyên, trong đó quán tập trung khai thác những nguyên liệu theo mùa. Việc lựa chọn nguyên liệu theo thời điểm trong năm giúp sản phẩm có độ tươi ngon, đồng thời tạo cơ sở để thực đơn được thay đổi thay vì duy trì một danh sách đồ uống cố định trong thời gian dài.

Việc duy trì chất lượng cũng đi kèm với chi phí vận hành và bảo dưỡng không nhỏ. Đại diện quán cho biết đây không phải mô hình được định hướng để thu hồi vốn trong thời gian ngắn. Các khoản đầu tư vào địa điểm được xem là một phần trong quá trình xây dựng thương hiệu, do đó quán lựa chọn những phương án có giá trị lâu dài để duy trì hoạt động.

Bên cạnh đó trong hoạt động kinh doanh, doanh thu và lượng khách đều được theo dõi, nhưng tỷ lệ khách quay lại là một trong những chỉ số quan trọng. Với mô hình dựa nhiều vào trải nghiệm tại chỗ, một lượt khách không chỉ được tính bằng giá trị của một đơn đồ uống mà còn nằm ở khả năng họ tiếp tục lựa chọn địa điểm này trong những lần sau.

Theo đại diện quán, đồ uống và không gian cần được duy trì song song. Một địa điểm có không gian tốt nhưng chất lượng đồ uống không tương xứng khó tạo được sự quay lại lâu dài; ngược lại, đồ uống tốt cũng cần một môi trường phù hợp để khách ngồi lại và sử dụng dịch vụ. Vì vậy, việc đầu tư cho không gian không được đặt lên trên chất lượng sản phẩm.

"Khách hàng mua cả đồ uống và trải nghiệm", đại diện quán nhận định. Theo đó, sự quay lại có thể đến từ nhiều yếu tố như thái độ phục vụ, sự sạch sẽ, chất lượng đồ uống hay cách khách cảm nhận không gian. Đây cũng là bài toán mà quán phải giải quyết trong quá trình duy trì một mô hình có quy mô lớn, lên tới 3.500 m2.